Privacybeleid

Hoe KA IT SRL uw persoonsgegevens beschermt conform de AVG/GDPR.

1. Inleiding

KA IT SRL hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, verwerken en beschermen wanneer u onze website ka-it.be en ons klantenportaal support.ka-it.be gebruikt.

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) - Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

  • Bedrijf: KA IT SRL
  • Verantwoordelijke: Abdelhak KHARRAZ, Zaakvoerder
  • Adres: Route de Lennik 451, 1070 Anderlecht, België
  • E-mail: contact@ka-it.be
  • Telefoon: +32 489 59 42 27
  • KBO-nummer: 1000.771.962
  • BTW-nummer: BE 1000.771.962

3. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen uitsluitend de persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt via onze contact- en offerteformulieren:

  • Naam (voornaam en achternaam)
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Bericht (inhoud van uw vraag of aanvraag)

Wij verzamelen geen gevoelige persoonsgegevens (gezondheid, religie, politieke overtuigingen, enz.).

4. Doeleinden van verwerking

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van uw vragen via het contactformulier
  • Het opstellen en verzenden van offertes op uw aanvraag
  • Het verlenen van technische ondersteuning en IT-diensten
  • Het beheer van de klantrelatie
  • Het verbeteren van onze dienstverlening

5. Rechtsgrond

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op:

  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): voor het beantwoorden van uw aanvragen en het verlenen van IT-diensten
  • Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG): wanneer u klant bent of een offerte aanvraagt
  • Toestemming (artikel 6.1.a AVG): voor het plaatsen van niet-essentiële cookies

6. Cookies en webanalyse

Onze website maakt gebruik van Google Analytics 4 (GA4) om te begrijpen hoe bezoekers met onze site omgaan en om die te verbeteren. Wij hebben volgende privacymaatregelen ingesteld:

  • Analytische cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming geeft via onze cookiebanner (Google Consent Mode v2 staat standaard op « geweigerd »)
  • IP-adressen worden door Google geanonimiseerd
  • Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor statistische doeleinden, niet om u persoonlijk te identificeren

GA4 is een dienst van Google. Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt buiten de Europese Unie; deze doorgifte gebeurt op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses).

De website maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

  • Essentiële cookies: noodzakelijk voor de werking van de website (sessie, taalvoorkeur)
  • Analytische en advertentiecookies (Google): om het bezoekersgedrag te analyseren en de website te verbeteren — enkel met uw toestemming

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment intrekken of aanpassen via de instellingen van uw browser.

7. AI-assistent en inschakeling van een verwerker

Ons klantenportaal (support.ka-it.be) stelt een AI-assistent ter beschikking die de behandeling van uw vragen versnelt. Deze assistent werkt volgens het principe van menselijk toezicht: de AI stelt een ontwerpantwoord op, en een medewerker van ons team controleert dit (en past het zo nodig aan) vóór elke verzending. De AI neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor u.

Doeleinde. Ons team ondersteunen bij het sneller opstellen van relevante supportantwoorden (kwaliteit en doorlooptijd van uw tickets).

Betrokken gegevens. De inhoud die u ons in het kader van een supportticket bezorgt (uw bericht en de technische context die u beschrijft), samen met de gegevens die nodig zijn om uw vraag te behandelen. Om de verzonden gegevens te beperken, passen wij vooraf een stap van automatische gegevensminimalisatie toe die de rechtstreeks identificeerbare gegevens die niet nodig zijn voor de behandeling van de vraag, beoogt te verwijderen vóór verzending.

Rechtsgrond. Ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG) om efficiënte en kwalitatieve support te bieden, afgewogen tegen uw rechten en belangen. U kunt zich tegen deze verwerking verzetten (zie „Uw rechten”); behandeling zonder AI-assistent blijft mogelijk.

Verwerker en hosting. De assistent maakt gebruik van het AI-model Claude (Anthropic), dat voor onze rekening wordt uitgevoerd door Amazon Web Services via de dienst Amazon Bedrock, in een regio binnen de Europese Unie (Ierland). De verwerker die deze verwerking host, is AWS EMEA SARL (Luxemburg), die optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, op grond van een verwerkersovereenkomst. Hij verwerkt de gegevens voor onze rekening en volgens onze instructies, uitsluitend voor de hierboven beschreven doeleinden.

Lokalisatie van de gegevens binnen de Europese Unie. Voor de werking van deze assistent worden de gegevens binnen de Europese Unie verwerkt en vindt er geen enkele doorgifte buiten de Europese Unie plaats. Bovendien worden in het kader van deze dienst de prompts en antwoorden niet door de hostingleverancier bewaard voor eigen gebruik, noch gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen. Deze waarborgen komen bovenop de hierboven beschreven minimalisatie en de versleuteling van de communicatie. Voor meer informatie over deze waarborgen kunt u contact met ons opnemen.

Bewaartermijn. De gegevens die verband houden met uw tickets, worden bewaard overeenkomstig de sectie over de bewaartermijn van dit beleid.

Uw rechten. Voor deze verwerking beschikt u over alle rechten die zijn beschreven in de sectie „Uw rechten” (inzage, verbetering, wissing, beperking en bezwaar). Om die uit te oefenen of voor elke vraag over de AI-assistent kunt u ons mailen op contact@ka-it.be. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

8. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

  • Contactgegevens en berichten: maximaal 3 jaar na het laatste contact
  • Analytische cookies (Google Analytics): maximaal 13 maanden
  • Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst plus de wettelijke bewaarplicht

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.

9. Uw rechten

Conform de AVG/GDPR beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht van inzage: u kunt een kopie opvragen van de gegevens die wij over u bewaren
  • Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren
  • Recht op wissing: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens
  • Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
  • Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens
  • Recht op beperking: u kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via contact@ka-it.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

10. Gegevensbeveiliging

KA IT SRL neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging:

  • HTTPS-versleuteling: alle communicatie met onze website is versleuteld via SSL/TLS
  • EU-hosting: alle gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie
  • Toegangscontrole: alleen bevoegd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens
  • Regelmatige back-ups: om gegevensverlies te voorkomen

11. Wijzigingen beleid

KA IT SRL behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Elke wijziging wordt op deze pagina gepubliceerd met vermelding van de datum van de laatste update. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

Laatste update: 4 juni 2026

12. Contact en klachten

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Bel ons